教育訓練課程

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系統操作課程 -- 各部門會用到的管理系統功能操作,可以由機構派出一位來受訓,之後再由此人訓練各部門。

系統維護訓練 -- 我們還特別為非營利機構的志工提供了進階課程。以培養機構的自行維護能力。原則上,建議由機構自行挑選志工送訓,以方便日後與機構的持續合作。我們也會協助志工,作為志工的後援。

資料管理課程 -- 不同的資料來自不同的部門,有存取權限的控制。也有保密的需要。要收集那些資料必須根據組織的需求,要如何呈現則又是管理的藝術。對於非營利機構來說,有其評鑑標準,例如要針對組織績效做效率(成本效益分析)與效能(成本效能分析)的量測,管理者可以透過資料分析與管理,來掌握所需要的資料。並以資料庫管理系統管理之。技術層面來說,要修改維護系統必須先了解資料如何呈現與相對的呈現方法。

網路管理課程 -- 除了我們的系統,機構會有許多不同的個人使用裝置。例如PC、平板、手機、筆電、刷卡機、讀卡機等。未來可能還有其他裝置,例如溫溼度感測、警報裝置等。這些都是透過網路連接在一起。不同的裝置就有不同的標準,不同的廠商也會有不同的驅動程式。如何確保這些裝置能正常運作,讓系統運作不會受到影響有其重要性。

平台管理課程 -- 我們設計了一個讓機構能自主管理系統的平台。允許機構自助式透過志工或專職人員來維護系統。這樣做是避免因系統廠商後續維護成本較高,而導致系統有名無實,跟機構產生脫節,浪費寶貴的投資。志工或專職人員要透過這個平台來新增、更新系統,除了機構授權外,也需有我們的協助,提供清楚的操作規範與技術訓練,以免造成破壞,甚至導致系統故障。所以,長期穩定的志工或專業人員能降低教育訓練的成本以及確保系統安全無虞。

主機管理課程 -- 如果機構需要自行架設伺服器主機,那麼就必須有專人來管理主機。一旦主機發生問題,必須有自行解決的能力,否則必須委外管理系統出錯時的偵錯、復原。例如因為病毒、硬體的問題造成系統毀損,導致全部要重新安裝,這時耗費的人力時間成本就難以估計。由於主機上安裝的其他軟體可能會互相影響,造成我們的平台無法運作,在不重新安裝的情況下,要花費許多時間偵錯,造成額外的費用增加。更不用談資料的毀損、復原等相關作業。為了預防這種情形,就需要另外簽維護合約,以確保系統能正常運作,以免在重要時刻卻當機。

單據設計課程 -- 由於所有流程始於單據,因此機構可以根據人力、服務內容來更新、整合不同單據。讓機構管理更上層樓。志工於結訓後將能自行設計、修改單據及報表,並學會銜接舊有單據及流程,及整合前後報表,協助使用者順利上線。

流程管理課程 -- 當我們在談評鑑的目標是要確定服務方案實際達成目標的程度,以確保與提升服務品質。所以要首先界定清楚機構服務的目標,再根據需要達成的服務結果來設計服務流程。最後再根據不同的階段指標來判斷目標達到期望值程度。所以並不是先設計一堆繁瑣的作業流程,最後再來拼湊服務指標。流程管理設計師除了要了解機構歷史、文化,也要掌握服務內涵,最後再熟悉系統的設計限制。這樣才不致於搞出大而無當,恐龍般的作業流程。

如果沒有流程管理的觀念,那麼機構很難呈現成效。因為只是最終數據不容易看出機構的努力與付出。只要透過流程管理,就能取得不同服務階段或方案的分析資料,呈現管理階層的決策及績效。這樣才能真正落實量身訂做的個案服務機制,呈顯機構的服務價值。