方案說明

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拜資訊科技的進步,非營利組織能更有效地利用資訊科技來整合CORPS*。簡單來說,讓各個部門能無縫整合、互相合作、保持平衡、交流。非營利組織的管理不是靠利潤動機,而是靠「使命」的凝聚資源與引導方向。因此,自我管理是實現使命領導的實踐方法。也就是說,適當規劃組織任務,讓員工成為自主管理者,首要是主動地與組織其他成員及外界資源合作,不斷在知識、技能方面成長進步。要達到這樣的目標,沒有資訊科技的幫忙顯然難以達成。

*非營利組織發展的幾個指標

C:clients,服務對象
O:operations,創造價值之業務運作,含規劃與組織
R:resources,財力與物力資源,含資源提供者
P:participants,參與者,含專職人員與志工
S:services,所創造或提供之服務

如何評估指標績效?

評估組織的「使命達成度和社會接受度」:使命是否被社會所接受?
評估組織的「效率」:指組織的成本控制與運作是否良好 ?
評估組織的「投入程度」:指組織的人力物力成本是否持續投入?
評估組織的「滿意度」:指服務對象、工作人員和提供資源者(如志工及 捐款人)彼此是否滿意?
評估組織的「平衡度」:工作人員、服務對象、資源提供者、組織的運作 和服務的提供上,彼此之間是否平衡?
評估組織的「轉換度」:指工作人員、服務對象、資源提供者三者間是否 轉換和互相交流?
*取自司徒達賢教授著作–非營利組織的經營管理

然而,資訊科技的引進有其門檻。不只是買了硬體,再加上現成的WORD、EXCEL就夠了。或者把日常單據資料整理成報表,紀錄存檔。也不是抄襲別人的資訊系統來用。既然每個機構的使命不同,自然組織任務、管理系統無法抄襲。更需要長時間的測試、評估、修正、擴充。

過去,要達到這樣的效果必須花費機構數百萬的經費建構軟硬體系統。要維護這樣的資訊系統也要有相當的資訊專業及預算,並不是一般非營利機構負擔得起的成本。除了管理網路伺服器主機,還要能維護網路作業系統,網路資料庫,程式編碼維護等。如果不算軟硬體成本,光一個起碼資訊人員的薪資,至少年薪要新台幣60萬以上。

現在,您只要每年以少數經費,就可以慢慢規劃日常作業流程以逐步建立自主管理制度。我們的目標是,讓您可以用一般的機構人員或者志工來維護這個系統。

為了降低非營利組織的資訊系統管理成本,我們提供了先進的雲端平台,讓所有的使用者,不論是員工或志工,地點在那裡,是PC或手機、筆電、平板,都能全年無休地透過網際網路來存取資料,讓機構的管理作業不致因為人力不足而停擺。非營利機構由於資源向來比較有限,因此在人力的運用往往會出現一個人當兩、三個人用的情形。雖然工作多,該有的紀錄報表可都不能省。因為服務的對象是弱勢者,相對來說,服務的品質更不能打折扣。對於管理階層來說,透過雲端系統,是最省成本、最有效的方法來讓機構上下裡外都能正常運轉。

由於資訊科技術日新月異,我們的專業團隊不斷地更新系統管理工具及平台,務必讓客戶高枕無憂。一般來說,我們會比大部份企業更有能力注意資訊的安全性。換句話說,要保證資訊的安全,只有不斷投資技術,提升防駭客的能力。這並不是大部份企業作得到的。

特別是考慮到資訊志工的專業性不足,我們也提供各式各樣的訓練課程及技術支援平台,提升志工的技術能力,作為志工的長期可靠後盾,得以協助解決各式各樣的問題。

鑒於每個機構有不同的考慮與規劃,我們可以提供三種配合方式。

1 機構自行聘請專職系統維護人員 — 超大型機構可能需要完全掌握系統的發展與維護就可以這樣做。但限於系統專業問題還是需要我們與我們簽約支援。也可以跟我們討論其他的解決方案。

2 資訊志工協助維護 — 對於某些中大型機構沒有那麼多預算,可以請求資訊志工的支援,然後由我們來協助資訊志工。這樣成本較低,也可以讓機構多一點自由度。

3 維護合約委託 — 有些中小型機構只需要達到一定程度的自動化。可以委託我們維護機構的系統。這樣機構就不需操心軟硬體的維護成本及細節,也因為採用標準版本,只要繼續簽約,就能享受自動升版的好處。

不管哪種配合方式,都需要機構指定一位專案經理。讓系統相關作業順暢運行。

專案經理有多重要呢? 可以說機構的管理應用系統就像不同功能的衣服,例如登山裝、泳裝,如果能配合機構的身材調整,就能得到最佳的效果。而主導這些調整的,就是專案經理。一般企業習慣於花了大把預算購買軟硬體,最後卻束之高閣,最大的原因就是達不到機構的期望。問題是機構的需求會與時俱進,需要不斷修正,從來就不是可以固定不變的清單。因此,如果專案經理能掌握機構的步調,階段性地調整資訊系統來達成管理自動化,就決定了機構能因此脫胎換骨。

其實,每個機構都有自己的經營文化,很難勉強套用別人的模式。所以,參考一個比較簡單容易的制度,所有主管再一起討論、決定,最後逐步修改管理系統,才不致於失敗。我們不認為有所謂的標準功能,資訊系統也只是協助的角色,減輕管理工作的負擔。所以,專案經理無須追求新穎、時髦、無益於機構的功能。

為了讓機構的管理階層能勝任專案經理的角色,我們特別提供了量身訂做的訓練課程。讓機構能自行培養適當的專案經理。這樣,當機構不斷前進的同時,管理應用系統也能在專案經理的指揮下不斷調整,讓所有同仁都能善加利用,來為機構爭取最好的績效。

除了標準的專案經理訓練,還有其他必要的課程,可視機構需要選購。請參閱

我們盡量壓低費用,目的就是讓所有的機構都能利用更好的工具來提升機構的管理績效。進而能幫助更多的弱勢,造福社會。我們的技術服務人員,也會優先錄用身障人士。期許我們一起來讓台灣成為更美麗的地方!

如果還有疑問,可以參考這裡 問題與回答 或是來信詢問。

您可以先行試用非營利機構專用的系統,由於純屬測試,任何人都能登入,請不要放機構相關資訊,以免資料外洩。

測試網址 請從這裡登入

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